Khi tạo Google Trang tính mà người khác cần điền, danh sách thả xuống có thể đơn giản hóa quy trình nhập dữ liệu.

Bạn có thể kéo các mục cho danh sách thả xuống của mình từ một dải ô khác hoặc bạn có thể nhập chúng trực tiếp. Tìm hiểu cách thực hiện cả hai, cũng như cách sửa đổi danh sách thả xuống hiện có.

Tạo danh sách thả xuống thủ công trong Google Trang tính

Cách nhanh nhất để tạo Google Trang tính danh sách thả xuống bằng cách liệt kê các mục bên trong cài đặt xác thực dữ liệu.

Để làm điều này:

1. Chọn ô mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống. Lựa chọn Data, sau đó chọn Xác nhận dữ liệu.

2. Bên cạnh Tiêu chí, hãy chọn List of items.

3. Trong trường bên cạnh lựa chọn này, hãy nhập các mục bạn muốn đưa vào danh sách thả xuống, được phân tách bằng dấu phẩy.

4. Chọn Save và bạn sẽ thấy rằng ô bạn đã chọn hiện có một danh sách thả xuống.

Tùy chọn xác thực dữ liệu

Có một số cài đặt quan trọng trong cửa sổ Xác thực dữ liệu cần lưu ý.

Nếu bạn bỏ chọn Show dropdown list in cell, mũi tên thả xuống sẽ không xuất hiện. Tuy nhiên, khi người dùng bắt đầu nhập, các mục danh sách sẽ xuất hiện.

bên trong On invalid data, nếu bạn chọn Show warning, một chỉ báo cảnh báo màu đỏ sẽ xuất hiện. Điều này hiển thị một thông báo cảnh báo người dùng rằng mục đã nhập không khớp với bất kỳ mục nào trong danh sách.

Nếu bạn chọn Reject input thay vào đó, Google Trang tính sẽ từ chối mục nhập và thay thế bằng mục đầu tiên của danh sách thả xuống.

bên trong Xuất hiện, nếu bạn chọn Show validation help text và nhập văn bản vào trường bên dưới, văn bản đó sẽ xuất hiện khi người dùng chọn ô thả xuống.

Tạo danh sách thả xuống từ một phạm vi Google Trang tính

Thêm nữa cách năng động để tạo danh sách thả xuống của Google Trang tính là sử dụng nội dung của phạm vi ô để điền vào danh sách.

Để làm điều này:

1. Đầu tiên, tạo danh sách xác thực của bạn trong bất kỳ phạm vi ô nào. Chúng không nhất thiết phải nằm trong cùng một bảng tính. Bạn cũng có thể tạo và chọn các danh sách này trong các tab bảng tính khác.

2. Tiếp theo, chọn ô mà bạn muốn tạo danh sách thả xuống. Lựa chọn Data, sau đó chọn Xác nhận dữ liệu.

3. Lần này, chọn List from a range Tiêu chí. Sau đó, chọn biểu tượng chọn lưới nhỏ để mở cửa sổ chọn phạm vi.

4. Chọn phạm vi bạn muốn sử dụng làm danh sách của mình và bạn sẽ thấy văn bản phạm vi xuất hiện trong Select a data range cánh đồng.

5. Chọn để đóng cửa sổ lựa chọn và quay lại cửa sổ xác nhận. Định cấu hình phần còn lại của các tùy chọn thả xuống bạn muốn và sau đó chọn Save để kết thúc.

6. Bây giờ, bạn sẽ thấy dữ liệu phạm vi xuất hiện dưới dạng các mục danh sách thả xuống trong ô bạn đã chọn.

7. Tiếp tục quy trình tương tự cho bất kỳ cột nào khác mà bạn muốn thêm làm danh sách thả xuống động.

Sử dụng phạm vi làm nguồn dữ liệu của bạn là một cách tuyệt vời để giữ cho bảng tính của bạn được cập nhật mà không cần phải thực hiện thủ công và cập nhật mọi danh sách thả xuống mà bạn đã tạo.

Sự thật thú vị về danh sách thả xuống của Google Trang tính

Danh sách thả xuống của Google Trang tính được kết nối với các phạm vi là hữu ích nhất vì chúng làm giảm đáng kể việc duy trì tổng thể bảng tính của bạn.

Cập nhật nhiều ô với một thay đổi phạm vi

Điều này đặc biệt đúng nếu bạn có nhiều ô vẽ dữ liệu từ một phạm vi mục duy nhất. Nếu bạn muốn cập nhật hoặc thay đổi các mục danh sách đó, bạn sẽ chỉ phải thực hiện thay đổi trong một phạm vi duy nhất.

Ngay cả khi có hàng trăm ô có các mục danh sách đó, việc cập nhật phạm vi một lần sẽ cập nhật tất cả các ô thả xuống đó ngay lập tức.

Sao chép các ô đã được xác thực để tiết kiệm thời gian

Bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian bằng cách sao chép các ô thả xuống đã được xác thực đến bất kỳ ô nào khác. Điều này giúp tiết kiệm thời gian phải thực hiện lại quá trình bước qua màn hình xác nhận.

Việc sao chép các ô đã được xác thực đặc biệt hữu ích cho các danh sách lựa chọn như ngày, tháng, thời gian và các tập dữ liệu tiêu chuẩn khác.

Nhanh chóng loại bỏ xác thực tế bào

Giả sử bạn không muốn các mục danh sách được bao gồm trong bất kỳ ô nào. Bạn có thể nhanh chóng loại bỏ chúng bằng cách nhấp chuột phải vào ô, chọn Validation, và sau đó chọn Xóa xác thực trong cửa sổ Xác thực dữ liệu.

Bạn sẽ thấy mũi tên thả xuống biến mất khỏi ô và tất cả các mục thả xuống đều biến mất. Ô sẽ trở thành một ô bảng tính bình thường khác.

Sử dụng Danh sách thả xuống kép trong Google Trang tính

Một cách hữu ích khác để sử dụng danh sách thả xuống của Google Trang tính là chuyển thông tin giữa các trang tính. Bạn cũng có thể sử dụng kỹ thuật này để chuyển tiếp thông tin giữa mọi người.

Ví dụ: nếu bạn có một trang tính gốc chứa danh sách các nhiệm vụ được hoàn thành bởi một nhóm, bạn có thể lập bảng tính thứ hai dựa trên các nhiệm vụ đã hoàn thành đó.

Bạn có thể muốn hoặc không muốn tạo danh sách đầu tiên đó dựa trên cùng một danh sách thả xuống động như được mô tả trong phần cuối cùng.

Dù bằng cách nào, hãy chọn ô trên trang tính mà bạn muốn gửi các nhiệm vụ đã hoàn thành dưới dạng danh sách thả xuống khác và mở cửa sổ xác thực như được mô tả trong phần cuối cùng. Khi bạn chọn phạm vi dữ liệu, hãy chuyển sang bảng tính nhiệm vụ nguồn này và chọn toàn bộ cột nhiệm vụ (bao gồm cả các ô trống).

Bây giờ, trên bảng tính đích, bạn sẽ thấy dữ liệu từ cột nhiệm vụ được kéo vào. Điều này có nghĩa là nhóm thứ hai của bạn có thể thực hiện các nhiệm vụ dự án của riêng họ dựa trên các nhiệm vụ đã hoàn thành từ nhóm thứ nhất.

Nhóm đầu tiên có thể tiếp tục thêm các nhiệm vụ mới hoàn thành vào bảng tính nguồn ban đầu.

Vì bạn đã bao gồm các ô trống trong phạm vi nguồn, các nhiệm vụ duy nhất mới đó sẽ xuất hiện trong danh sách thả xuống của nhóm thứ hai.

Hãy nhớ rằng chỉ những nhiệm vụ duy nhất mới xuất hiện trong danh sách thả xuống thứ hai. Đây không phải là cách tốt nhất để chuyển các mục hàng cụ thể từ nguồn, nhưng đó là một cách tuyệt vời để nhóm thứ hai xem tất cả các mục duy nhất được người khác thêm vào bảng tính.

Bạn sẽ sử dụng danh sách thả xuống của Google Trang tính như thế nào?

Như bạn có thể thấy, Google Trang tính cung cấp nhiều cách để bạn có thể lấy thông tin từ các ô khác để điền vào danh sách thả xuống. Hoặc, nếu nhu cầu nhập dữ liệu của bạn khá đơn giản, bạn có thể nhập thủ công vào các mục danh sách thả xuống được phân tách bằng dấu phẩy.

Dù bằng cách nào, bạn sẽ có thể thực hiện việc nhập dữ liệu cho bất kỳ bảng tính nào của mình một cách dễ dàng và đơn giản nhất có thể.