Word ha due funzioni davvero utili che quasi nessuno usa mai: Compare Documents e Combine Documents. Come suggeriscono i loro nomi, le funzionalità ti consentono di confrontare due documenti di Word l’uno contro l’altro o di combinarne due insieme.

Quindi, quando mai avresti bisogno di usarlo? Bene, se sei come me, probabilmente hai 20 diverse versioni del tuo curriculum salvate in varie posizioni nel corso degli anni. A volte modifico leggermente un curriculum per una particolare azienda per sottolineare una particolare abilità oa volte ho aggiunto cose e ho appena salvato una nuova copia.

Ad ogni modo, sarebbe bello vedere rapidamente la differenza tra il mio ultimo curriculum e quelli più vecchi per vedere se c’è qualcosa che dovrei aggiungere all’ultimo o eventualmente rimuovere. In questo post, ti mostrerò come utilizzare queste due funzionalità per trovare rapidamente le differenze tra due documenti e unirli se lo desideri.

Confronta e combina documenti

Nel mio esempio volevo vedere qual era la differenza tra il mio vecchio curriculum scritto nel 2007 e l’ultimo aggiornato nel 2013. Per fare ciò, apri Word, fai clic sul Review e quindi fare clic su Compare.

Questo farà apparire il Compare Documents dove è necessario prelevare il documento originale e il documento rivisto.

confrontare le opzioni dei documenti

In fondo, vedrai tutta una serie di impostazioni di confronto, che puoi semplicemente lasciare tutte selezionate. Per impostazione predefinita, mostrerà anche tutte le modifiche in un nuovo documento, il che è meglio che pasticciare con i tuoi documenti originali o rivisti.

le revisioni visualizzano la parola

Si aprirà un nuovo documento con diverse sezioni: un elenco scorrevole di revisioni all’estrema sinistra, il documento combinato che mostra tutte le modifiche al centro e i due documenti originali sul lato destro. Diamo un’occhiata più da vicino a ciascuna sezione.

parola elenco revisioni

Come puoi vedere qui, ho cancellato alcune cose e inserito un paio di altre righe di testo. Se fai doppio clic su una delle intestazioni (Aseem Kishore Inserted o Aseem Kishore Deleted), sposterà il cursore in quella posizione esatta nel documento.

parola di documenti confrontata

Al centro, vedrai queste revisioni in vari colori. Per impostazione predefinita, tutto ciò che è barrato è ciò che è stato eliminato e tutto ciò che è evidenziato in rosso è ciò che è stato aggiunto al documento rivisto. Qualsiasi cosa in verde è stata spostata. Il luogo da cui è stato spostato sarà verde con doppia barratura e il luogo in cui è stato spostato sarà evidenziato con doppia sottolineatura verde, come mostrato qui:

confronta i documenti spostati

Infine, sul lato destro, vedrai il documento originale in alto e il documento rivisto in basso. Mentre scorri il documento in alto, quello in basso segue in modo che siano sincronizzati. Tuttavia, puoi scorrere quello inferiore indipendentemente dallo schermo superiore.

il documento visualizza la parola

Oltre a questa visualizzazione, puoi anche rimuovere entrambi i documenti di origine dal riquadro di destra e mostrare invece fumetti per vedere facilmente le modifiche. Per vedere cosa intendo, vai avanti e fai clic su Comparepoi avanti Show Source Documents e infine fare clic su Hide Source Documents.

nascondere i documenti di origine

Ora fai clic su Show Markup sotto Tracking e fare clic su Balloons e poi Show Revisions in Balloons.

mostra le revisioni nei fumetti

Sul lato destro del documento, vedrai ora tutte le revisioni con le righe provenienti dal documento. Questo può rendere più facile vedere tutte le modifiche se ne hai molte.

revisioni palloncini parola

Nota che se vuoi solo vedere le differenze tra i documenti, allora non devi fare nient’altro. Se desideri creare un documento finale da questi due documenti, puoi fare clic con il pulsante destro del mouse su qualsiasi modifica e scegliere di farlo Accept o Reject.

accetta l'inserimento

Una volta terminato, puoi salvare il nuovo documento con tutte le modifiche apportate. Combine Documents è praticamente esattamente lo stesso di Confronta. Se scegli Combina, otterrai la stessa finestra di dialogo in cui devi scegliere il documento originale e rivisto.

combinare documenti word

Una volta fatto, otterrai lo stesso layout di prima dove vedrai le modifiche combinate nel mezzo. Anche in questo caso, il testo barrato viene eliminato, viene aggiunto il testo sottolineato in rosso e il testo verde è stato spostato. Basta fare clic con il pulsante destro del mouse su ogni modifica e scegliere se accettare o rifiutare ogni modifica. Quando hai finito, salva il nuovo documento combinato.

Nel complesso, questi sono davvero utili quando si hanno più versioni dello stesso documento o quando più persone modificano un documento Word e si finisce con più documenti da combinare in uno solo. Se avete domande, sentitevi liberi di commentare. Divertiti!