Cho dù bạn là một chuyên gia GTD dày dạn kinh nghiệm về Hoàn thành mọi việc hay bạn chỉ mới bắt đầu tìm hiểu về quy trình GTD, Todoist cho đến nay là ứng dụng danh sách việc cần làm tốt nhất để hỗ trợ quy trình làm việc GTD của bạn.

Tại sao thế này? Có rất nhiều lý do liên quan đến các tính năng, bố cục của nó và thực tế là chức năng mặc định hỗ trợ tự nhiên cấu trúc GTD mà bạn sẽ xây dựng bên trong nó.

Ngay cả khi bạn chưa bao giờ nghe nói về GTD, phần sau sẽ bao gồm các mẹo GTD cơ bản để giúp bạn bắt đầu và cách bạn có thể sử dụng Todoist để làm như vậy.

Ghi chú: Phiên bản chính xác của GTD được sử dụng trong bài viết này được xây dựng dựa trên các nguyên tắc được đưa ra bởi Carl Pullein và Lớp học trực tuyến Digital Life 3.0 của bạn (mà tôi rất khuyến khích). Bài viết này chỉ cung cấp cách sử dụng Todoist như một phần của hệ thống đó. Có rất nhiều chi tiết mà chúng tôi không có chỗ để đưa vào bài viết này.

Hoàn thành mọi việc (GTD) là gì?

Các nguyên tắc Hoàn thành công việc đã ra đời được một thời gian. Không có bộ công cụ hoặc ứng dụng nào bạn phải sử dụng, nhưng các nguyên tắc cốt lõi cơ bản xung quanh bất kỳ cách tiếp cận nào về cơ bản đều giống nhau.

GTD giúp làm trống tâm trí của bạn về mọi thứ quanh quẩn trong đó cả ngày. Điều này giải phóng bộ não của bạn để thực sự tập trung vào nhiệm vụ trước mắt, thay vì liên tục bị phân tâm.

Nó hoạt động bằng cách cung cấp cho bạn một loạt các bước mà bạn thực hiện hàng tuần để luôn có tổ chức. Các bước này bao gồm:

  • Chụp mọi ý tưởng, nhiệm vụ, mục hành động hoặc cuộc hẹn đi kèm. Bạn có thể đang ở giữa cuộc họp và sếp của bạn đưa cho bạn một mục hành động. Bạn có thể đang đi dạo trong công viên và bạn có được một ý tưởng tuyệt vời cho một cuốn sách bạn muốn viết. Không quan trọng khi nào, ở đâu hoặc bằng cách nào – bất cứ khi nào bạn nghĩ ra điều gì đó bạn cần làm, bạn sẽ ghi lại nó vào “Hộp thư đến” của mình.
  • Làm sáng tỏ những ý tưởng đó bằng cách chia nhỏ chúng thành các nhiệm vụ, chỉ định mức độ ưu tiên cho chúng và cho chúng một ngày hoàn thành nếu bạn đã sẵn sàng để thực hiện chúng sớm.
  • Tổ chức các nhiệm vụ bằng cách đặt chúng vào một nhóm mà cuối cùng bạn sẽ làm được, dựa trên mức độ ưu tiên. Nếu bạn đang có kế hoạch thực hiện nhiệm vụ sớm, bạn cũng sẽ thêm nó vào lịch của mình (và Todoist có thể giúp bạn tự động hóa việc đó).
  • Đánh giáng “nhóm” và chuyển tất cả những ý tưởng có tổ chức đó lên bậc thang cho đến khi những ý tưởng cấp bách nhất đưa nó vào lịch và thời gian tập trung của bạn.
  • Thu hút sự chú ý hoàn toàn của bạn vào những nhiệm vụ cuối cùng đã hoàn thành trước mắt bạn, vào những thời điểm bạn đã lên lịch.

GTD không chỉ giúp bạn làm việc hiệu quả và có tổ chức hơn mà còn có thể giúp bạn Inbox Zero (không còn email trong hộp thư đến của bạn), bởi vì bạn sẽ không bao giờ trì hoãn trên các email đến của bạn. Bạn sẽ xử lý mọi thứ ngay lập tức bằng hệ thống GTD ở trên.

Cách xây dựng cấu trúc GTD Todoist

Bây giờ bạn đã biết các nguyên tắc cơ bản của GTD, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn cách Todoist có thể trợ giúp.

Điều đầu tiên bạn sẽ muốn làm là tạo một cấu trúc Projects mẹ mới trong Todoist chứa tất cả các nhóm để sắp xếp các nhiệm vụ đến khác nhau của bạn.

Các nhóm này (thư mục mẹ) bao gồm:

  • Hộp thư đến: Đây là nơi tất cả những ý tưởng đến. Khi bạn nhận được email yêu cầu hành động, bạn sẽ đặt hành động vào đây và lưu trữ email ngay lập tức. Nếu bạn nhận được một mục hành động trong một cuộc họp, bạn sẽ đặt mục hành động đó vào đây. Bất kỳ điều gì bạn cần thực hiện, sẽ được chuyển trực tiếp vào Hộp thư đến của bạn.

Ghi chú: Todoist có phần Hộp thư đến mặc định, vì vậy bạn sẽ không phải tạo phần này theo cách thủ công.

Một vài thư mục dự án tiếp theo bạn sẽ tạo là nơi bạn sẽ chuyển các mục vào trong các phiên Làm rõ và Sắp xếp cuối ngày hàng ngày của mình. Bao gồm các:

  • Tuần này: Các hạng mục bạn muốn làm ngay lập tức, trong tuần hiện tại, sẽ được đưa vào dự án này. Khi bạn đặt chúng ở đây, bạn cũng sẽ chỉ định một ngày đến hạn. Nếu bạn tích hợp Todoist với lịch của mình, Todoist sẽ tự động thêm nó vào lịch cho bạn.
  • Tuần tới: Các mục từ Hộp thư đến mà bạn muốn làm sớm nhưng không quá gấp nên bạn phải hoàn thành chúng trong tuần này, sẽ được đưa vào dự án Tuần tới của bạn. Không cần ngày đến hạn.
  • Tháng này: Các mục bạn muốn làm khá sớm, nhưng có thể đợi một hoặc hai tuần sẽ được đưa vào dự án này. Cũng đừng đính kèm ngày đến hạn ở đây.
  • Tháng tiếp theo: Các công việc bạn muốn làm cuối cùng nhưng bạn biết có thể đợi khá lâu sẽ được chuyển vào thư mục Tháng tới mà không có ngày hoàn thành.

Có hai Dự án nữa bạn sẽ cần tạo cho các nhiệm vụ đặc biệt.

  • Các vùng lấy nét định kỳ: Đây là những việc bạn cần làm thường xuyên liên quan đến những mục tiêu quan trọng đối với bạn, như tham gia một lớp học trực tuyến hàng tháng.
  • Thói quen: Đây là những công việc có thể không liên quan đến mục tiêu của bạn, nhưng bạn phải làm hàng tuần, như tập thể dục hoặc họp câu lạc bộ.

Xây dựng nhiệm vụ định kỳ

Bạn chắc chắn phải có một loạt việc bạn phải làm hàng ngày hoặc hàng tuần. Lấy chúng ra khỏi tâm trí của bạn bằng cách thêm chúng vào Recurring Areas of Focus dự án (nếu chúng liên quan đến các mục tiêu quan trọng đối với bạn).

Bạn cũng nên bao gồm các Khu vực Tiêu điểm Định kỳ như một dự án phụ của Tuần này.

Bất kỳ nhiệm vụ định kỳ nào chỉ là một phần trong cuộc sống của bạn nhưng không thực sự thúc đẩy mục tiêu của cuộc đời bạn, hãy thêm chúng vào Routines dự án.

Hãy nhớ thêm ngày đến hạn cho tất cả những điều này và đánh dấu chúng là định kỳ. Bằng cách này, chúng sẽ tự động xuất hiện trong Hôm nayUpcoming Todoist phần mà bạn không cần phải làm bất cứ điều gì.

Sử dụng Hộp thư đến của bạn

Trong tuần, khi các vấn đề mới xuất hiện mà bạn phải giải quyết, chỉ cần chuyển chúng vào Hộp thư đến Todoist của bạn.

Bằng cách này, bạn tránh bị phân tâm và bạn biết rằng mình sẽ không quên giải quyết những công việc này sau này khi có thời gian.

Vào cùng một thời điểm hàng tuần, bạn sẽ dành ra khoảng 20 đến 30 phút để xử lý Hộp thư đến của mình. Trong thời gian này, chỉ cần thực hiện từng việc một và quyết định mức độ quan trọng của việc thực hiện nhiệm vụ đó và trong khung thời gian nào.

Ví dụ, tôi biết tôi muốn sửa bộ bài cuối cùng, nhưng vẫn là Mùa đông. Vì vậy, tôi sẽ chuyển nhiệm vụ đó sang Long Term / On Hold.

Tiếp theo, tôi biết rằng tôi cần phải kiểm tra sức khỏe hàng năm, nhưng tôi bận trong tháng này và sẽ không thực sự quan trọng nếu tôi đợi đến tháng sau để lên lịch. Vì vậy, tôi sẽ chuyển nó đến Next Month dự án.

Cuối cùng, tôi biết tôi muốn hoàn thành một bài báo Online-Tech-Tips.com trong tuần này. Vì vậy, tôi chỉ định một ngày và thời gian trong tuần mà tôi muốn hoàn thành nó.

Sau đó, chuyển nhiệm vụ đó vào This Week dự án.

Tôi có thể xử lý ba mục này mà tôi đã thêm vào Hộp thư đến của mình trong ngày trong khoảng năm phút.

Tôi biết mình sẽ không quên chúng vì chúng hiện đã nằm trong hệ thống ToDoist GTD được tổ chức của tôi. Mọi thứ được giao trong tuần và tôi không thực sự phải suy nghĩ về bất cứ điều gì ngoại trừ làm việc chăm chỉ cho mỗi nhiệm vụ khi nó đến lên lịch của tôi.

Quản lý Tuần này

Khi đến cuối mỗi tuần, bạn sẽ nhận thấy rằng dự án Tuần này của bạn cuối cùng sẽ không có các mục đang hoạt động.

Thiết lập thời gian hàng tuần (thường là vào cuối ngày thứ Sáu hoặc một số thời gian vào cuối tuần), để chuyển các công việc từ Next Week dự án của bạn This Week dự án. Chỉ định ngày đến hạn khi bạn làm việc này.

Lặp lại điều này cho các mục trong các thư mục Tháng này, Tháng tới và Dài hạn / Tạm dừng.

Nhớ lại: Bạn không cần phải di chuyển món hàng nếu nó vẫn không cảm thấy khẩn cấp. Bạn cũng có thể xóa các công việc mà bạn đã quyết định không còn quan trọng đối với mình nữa.

Nhớ tập trung

Đây là nguyên tắc quan trọng nhất kết hợp tất cả những điều này lại với nhau và làm cho hệ thống GTD hoạt động.

Vì bạn chỉ dành những khoảng thời gian nhỏ để xử lý tất cả các ý tưởng và nhiệm vụ được chuyển vào Hộp thư đến của mình, nên bạn chỉ còn lại phần thời gian còn lại mà bạn đã chỉ định trong lịch của mình để thực sự hoàn thành công việc.

Điều này có nghĩa là chỉ sử dụng các khu vực Hôm nay và Sắp tới trong Todoist trong ngày của bạn (cùng với Lịch của bạn) và làm việc suốt cả ngày để hoàn thành và hoàn thành các nhiệm vụ đó.

Bạn biết rằng bạn chỉ được giao những nhiệm vụ mà bạn có thể hoàn thành trong một ngày, vì Todoist đã tự động thêm chúng vào lịch của bạn. Nếu ngày của bạn đã đầy, bạn không thể chỉ định thêm. Khi tuần của bạn đã đầy, bạn không thể chuyển bất cứ điều gì khác vào dự án Tuần này.

GTD hoạt động vì nó giúp bạn thoát khỏi mớ hỗn độn và đi vào “hệ thống”. Nó giải phóng suy nghĩ của bạn để bạn có thể tập trung tâm trí vào nhiệm vụ trước mắt – và Hoàn thành mọi việc.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here