Word có rất nhiều tính năng mà tôi hiếm khi sử dụng, nó khá tuyệt vời. Tuy nhiên, khi bạn gặp phải trường hợp bạn cần làm điều gì đó bất thường, những tính năng ẩn đó thực sự có ích. Ví dụ, tôi phải thực hiện một số nghiên cứu cho một trong các lớp học của tôi trực tuyến, điều này yêu cầu tôi sao chép và dán nhiều nội dung khác nhau vào tài liệu Word.

Vấn đề duy nhất là tất cả văn bản có khoảng cách, cỡ chữ, màu sắc khác nhau, v.v. và tôi đã quên chỉ dán dưới dạng văn bản khi tôi đang thực hiện nghiên cứu. Đây là một ví dụ về tài liệu Word của tôi trông như thế nào:

Đoạn trên cùng là những gì tôi muốn tất cả văn bản trong tài liệu trông như thế nào, nhưng thật không may, đó không phải là trường hợp. Thay vào đó, một đoạn văn có khoảng cách kép, đánh dấu, các từ được in đậm, v.v. và đoạn còn lại sử dụng họ phông chữ khác, cỡ chữ, in đậm và nghiêng, thụt lề và hơn thế nữa.

Vì tôi đã biết về Keep Source Formatting Match Destination Formatting (hoặc là Merge Formatting, như nó được biết đến như bây giờ), tôi nghĩ rằng phải có một cách để sao chép và dán chỉ định dạng thay vì nội dung thực tế.

Sau khi xem qua các nút khác nhau trên các dải ruy băng khác nhau, tôi thấy một thứ được gọi là Format Painter. Điều đó nghe giống như chính xác những gì tôi cần.

định dạng họa sĩ

Tôi không thực sự hiểu cách sử dụng nó, vì vậy tôi chỉ di chuột qua nút để xem chú giải công cụ, khá hữu ích.

định dạng công cụ họa sĩ

Để sử dụng công cụ này, bạn có thể chọn một khu vực mà bạn muốn định dạng, sau đó nhấp vào nút và sau đó nhấp vào một phần khác để áp dụng định dạng cho phần đó. Tuy nhiên, tôi thấy rằng chỉ cần nhấp chuột không phải là cách tốt nhất để áp dụng định dạng.

Vì một số lý do, nếu bạn làm theo cách này, nó không áp dụng tất cả các cài đặt định dạng cho phần. Ví dụ, tôi đã chọn đoạn trên cùng, nhấp vào nút và sau đó chỉ cần nhấp vào giữa đoạn thứ ba. Tất cả những gì nó đã làm là loại bỏ thụt lề!

văn bản không cố định

Thay vào đó, nếu sau khi nhấp vào nút Format Painter, tôi nhấp và sau đó kéo để chọn toàn bộ đoạn văn, nó sẽ hoạt động như mong muốn.

từ văn bản cố định

Rõ ràng bạn có thể chọn nhiều hơn một đoạn văn để áp dụng định dạng ở nhiều nơi. Ngoài ra, họ có một tùy chọn, theo đó bạn có thể nhấp đúp vào nút Format Painter và sau đó áp dụng định dạng cho nhiều phần trong toàn bộ tài liệu. Điều này hữu ích nếu các khu vực bạn muốn áp dụng định dạng không liền nhau.

Cần lưu ý rằng nếu bạn chỉ muốn sao chép định dạng văn bản, đừng chọn toàn bộ đoạn văn. Nếu bạn muốn sao chép văn bản và định dạng đoạn văn, hãy chọn toàn bộ đoạn văn, bao gồm cả dấu phân đoạn.

Ngoài văn bản, Format Painter hoạt động tốt trên một số loại đồ họa hoặc bản vẽ nhất định. Một ví dụ điển hình là hình dạng. Nếu bạn đi đến và sau đó nhấp vào Shape, bạn có thể thêm tất cả các loại hình vào tài liệu của mình. Sau đó, bạn có thể định dạng chúng để trông hoàn toàn khác với giao diện mặc định.

định dạng hình dạng từ

Ví dụ: tôi đã thêm một hình ngôi sao và sau đó thay đổi độ rộng dòng, màu sắc, thêm văn bản, bóng đổ, phản chiếu, v.v. Hình bên phải là ngôi sao mặc định. Nếu tôi muốn dễ dàng làm cho ngôi sao thứ hai giống ngôi sao đầu tiên, tất cả những gì tôi phải làm là nhấp vào ngôi sao bên trái, sau đó nhấp vào Định dạng Họa sĩ và sau đó nhấp vào ngôi sao bên phải và thì đấy!

định dạng hình dạng họa sĩ

Ngoại trừ văn bản tôi đã thêm và kích thước của ngôi sao, mọi thứ khác đều bị sao chép. Khá thuận tiện nếu bạn cần áp dụng cùng một định dạng trên một tài liệu Word rất lớn hoặc thậm chí nhiều tài liệu Word. Tôi đã thử nghiệm điều này với nhiều phiên bản Word đang chạy và tôi cũng có thể sao chép và dán định dạng trên các tài liệu khác nhau.

Nhìn chung, đây là một tính năng nhỏ khi so sánh với tất cả các tính năng khác mà Word có, nhưng nó giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian khi cần thiết. Thưởng thức!