“Email của tôi đi đâu? Nó vừa biến mất. ” Thật là sốc khi tôi đã nghe điều này bao nhiêu lần trong sự nghiệp của mình. Nhưng không gây sốc bằng việc nhiều người không nhận ra rằng họ có thể dễ dàng tìm kiếm một email cụ thể trong Outlook.

Sau khi đọc hướng dẫn này về cách tìm kiếm email Outlook theo ngày, người gửi, từ khóa, v.v., bạn cũng có thể tìm thấy bất kỳ email nào trong Outlook. Chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn tất cả các mẹo tìm kiếm email trong Outlook mà bạn có thể xử lý.

Email của bạn có được lập chỉ mục không?

Để có kết quả tìm kiếm email tốt nhất, hãy đảm bảo rằng Outlook đã lập chỉ mục mọi thứ.

Lập chỉ mục là gì? Cũng giống như mục lục của một cuốn sách có tất cả các chủ đề được liệt kê và tìm chúng ở đâu, việc lập chỉ mục trong Outlook tạo ra một cơ sở dữ liệu như vậy. Các chương trình dễ dàng tìm kiếm thông qua cơ sở dữ liệu hơn là một loạt các văn bản dạng tự do.

  1. Đặt con trỏ vào Search Current Mailbox , còn được gọi là hộp Tìm kiếm tức thì. Điều này sẽ đưa ra công cụ tìm kiếm quán ba.
  2. Bấm vào Search Tools nút và sau đó bật Indexing Status. Một cửa sổ nhỏ sẽ mở ra hiển thị số lượng email còn lại sẽ được lập chỉ mục.

Nếu số lượng mục được lập chỉ mục là bất kỳ thứ gì khác ngoài số 0, hãy dành cho nó một vài phút. Điều đó sẽ đảm bảo rằng việc tìm kiếm được hoàn thiện nhất có thể.

Lập chỉ mục thực sự mất một số tài nguyên. Nếu bạn thấy rằng nó làm chậm Outlook hoặc máy tính của bạn quá nhiều, bạn có thể tắt lập chỉ mục để có được hiệu suất máy tính tốt hơn.

Thêm vĩnh viễn tab tìm kiếm

Thật tuyệt vời nếu chúng ta có thể dễ dàng vào tab tìm kiếm mà không cần phải nhấp vào thanh tìm kiếm mỗi lần phải không? Hãy làm điều đó.

  • Bấm vào Tùy chọn ở phía bên trái, khoảng nửa dưới.
  • Trong cửa sổ Tùy chọn, nhấp vào Customize Ribbon.
  • Trong ngăn Tùy chỉnh ruy-băng, hãy nhấp vào menu thả xuống bên dưới Choose commands from: và chọn Tool Tabs.
  • Tìm kiếm Search Engines và chọn nó. Sau đó nhấp vào Add>> cái nút.
  • Công cụ Tìm kiếm sẽ xuất hiện trong Main Tabs khu vực. Sử dụng các mũi tên lên và xuống bên cạnh khu vực này để xác định vị trí nó sẽ xuất hiện trong ruy-băng hoặc giữ nguyên vị trí của nó. Sau đó nhấn vào để cam kết thay đổi.
  • Tìm kiếm Search Tools chuyển hướng. Bây giờ chúng ta có thể truy cập tất cả các công cụ tìm kiếm một cách dễ dàng bất cứ lúc nào.

Đặt phạm vi tìm kiếm

Trong tab Công cụ tìm kiếm, chúng ta có thể dễ dàng thiết lập phạm vi tìm kiếm. Ở phía bên trái, chúng ta sẽ thấy rằng chúng ta có thể đặt phạm vi thành All Mailboxes, Current Mailbox, Current Folder, Subfolders, hoặc là All Outlook Items.

Tất cả các hộp thư – chọn phạm vi này nếu chúng tôi có hộp thư dùng chung hoặc các tài khoản khác trong Outlook. Một số người có thể có cả tài khoản email cá nhân và công việc của họ trong Outlook.

Hộp thư hiện tại – chọn phạm vi này để giữ cho việc tìm kiếm chỉ trong một hộp thư. Đảm bảo rằng hộp thư được chọn trong ngăn bên trái của Outlook.

Thư mục hiện tại – phạm vi này sẽ giới hạn tìm kiếm trong thư mục hiện đang được chọn trong ngăn bên trái của Outlook.

Thư mục con – điều này giới hạn phạm vi đối với các thư mục trong bất kỳ thư mục nào được chọn trong ngăn bên trái.

Tất cả các mục Outlook – Phạm vi mở nhất sẽ áp dụng tìm kiếm cho tất cả email, danh bạ, mục lịch và tác vụ. Do số lượng lớn dữ liệu, các tìm kiếm trên phạm vi này có thể chậm và mang lại kết quả không cần thiết. Sử dụng phạm vi này một cách tiết kiệm.

Toán tử tìm kiếm trong Outlook

Kết quả tìm kiếm có thể cụ thể hơn bằng cách sử dụng các toán tử tìm kiếm.

Để tìm một cụm từ cụ thể, hãy đặt dấu ngoặc kép xung quanh cụm từ tìm kiếm.

Thí dụ: Báo cáo TPS

Để tìm các mục phải có hai từ trở lên, nhưng không nhất thiết phải ở ngay cạnh nhau hoặc theo thứ tự được viết, hãy sử dụng nhà điều hành.

Ví dụ: công việc ngày cuối tuần

Để tìm các mục có chứa một từ khóa và loại trừ các mục có chứa một từ khóa khác, hãy sử dụng NOT nhà điều hành.

Ví dụ: thứ bảy NOT tuyệt quá

Tìm kiếm thứ gì đó có thể có từ này hay từ khác? Thử OR nhà điều hành.

Ví dụ: hươu cao cổ HOẶC LÀ sản phẩm

Tất cả các toán tử này có thể được kết hợp để làm cho tìm kiếm cụ thể như chúng tôi muốn. Chúng tôi có thể có một cái gì đó phức tạp như “báo cáo TPS” VÀ cuối tuần HOẶC hươu cao cổ KHÔNG tuyệt vời.

Tìm kiếm Outlook theo Từ khoá

Tìm kiếm email Outlook dễ dàng nhất là tìm kiếm từ khóa. Nó đơn giản nhất được thực hiện từ Instant Search ở đầu hộp thư đến của chúng tôi.

  • Đặt phạm vi trong hộp thả xuống bên cạnh trường Tìm kiếm tức thì hoặc trong tab Tìm kiếm.
  • Nhập từ khóa hoặc các từ vào trường tìm kiếm và nhấn vào Enter Chìa khóa. Các toán tử tìm kiếm có thể được sử dụng ở đây để giúp tìm kiếm cụ thể hơn.

Tìm kiếm trong Outlook theo Người gửi

Để tìm kiếm email Outlook theo người gửi:

  • Chuyển đến tab Tìm kiếm và nhấp vào From cái nút.
  • Điều đó sẽ nhập
     from: ”Sender Name” 

    vào trường Tìm kiếm tức thì.

  • Xóa Tên người gửi giữa dấu ngoặc kép và nhập tên của người mà chúng tôi đang tìm kiếm. Chúng tôi cũng có thể chỉ cần nhập toàn bộ cụm từ trực tiếp vào Tìm kiếm tức thì. Chạm vào Enter phím để tìm kiếm.

Tìm kiếm Outlook theo Chủ đề

Để tìm kiếm email Outlook theo chủ đề:

  • Trong tab Tìm kiếm, nhấp vào Subject.
  • Điều này đặt
     subject: ”keywords” 

    trong trường Tìm kiếm tức thì.

  • Thay thế từ khóa bằng chủ đề mà chúng tôi đang tìm kiếm. Toàn bộ cụm từ cũng có thể được nhập vào Tìm kiếm tức thì. Chạm vào Enter phím để tìm kiếm.

Tìm kiếm trong Outlook theo ngày

Để tìm kiếm email Outlook theo ngày:

  • Trong tab Tìm kiếm, nhấp vào This Week. Nó sẽ hiển thị các tùy chọn; Hôm nay, hôm qua, tuần này, tuần trước, tháng này, tháng trước, năm nay, năm ngoái.
  • Bất cứ điều gì được chọn, nó sẽ được nhập vào trường Tìm kiếm tức thì như;
     đã nhận: hôm nay, đã nhận: hôm qua, đã nhận: tuần này, đã nhận: tuần trước, đã nhận: tháng này, đã nhận: tháng trước, đã nhận: năm nay, đã nhận: năm ngoái 

    Lượt Enter phím để tìm kiếm.

Chúng tôi cũng có thể sử dụng toán tử nhận: với các ngày theo lịch (

 đã nhận: dd / mm / yyyy 

) hoặc tên ngày (

 nhận: thứ ba 

). Khi tên ngày được sử dụng, Outlook sẽ chỉ tìm kiếm tên gần đây nhất của ngày đó. Vì vậy, chỉ thứ Ba vừa qua, không phải tất cả các ngày thứ Ba.

Tìm kiếm trong Outlook cho các mục có tệp đính kèm

Để tìm kiếm email Outlook theo tệp đính kèm:

  • Trong tab Tìm kiếm, nhấp vào Has Attachments.
  • Điều đó sẽ nhập
     hasttachments: yes 

    vào trường Tìm kiếm tức thì. Điều này nên được kết hợp với một loại tìm kiếm khác để thu hẹp trường. Nhấn vào Enter tìm kiếm.

Chúng tôi cũng có thể nhập

 hasattachments: no 

để loại trừ các kết quả có tệp đính kèm khỏi kết quả.

Tìm kiếm Outlook theo danh mục

Việc sử dụng công cụ Danh mục để sắp xếp email chưa được tận dụng.

  • Chúng tôi có thể tìm kiếm theo danh mục bằng cách sử dụng Categorized dưới tab tìm kiếm.
  • Nó sẽ nhập
     category: = ”Color Category” 

    vào trường Tìm kiếm tức thì. nhấn Enter tìm kiếm.

Điều này cũng có thể được nhập bằng tay. Chỉ cần thay đổi màu sắc cho phù hợp với danh mục. Ví dụ: để tìm kiếm danh mục màu đỏ, chúng tôi nhập

 category: = ”Red Category” 

. Đối với màu xanh lam, chúng tôi sẽ nhập

 category: = ”Blue Category” 

, v.v.

Tìm kiếm email Outlook theo người nhận

Đây là cách để tìm kiếm email dựa trên người mà chúng đã được gửi đến.

  • Nhấp vào Send to nút sẽ hiển thị cho chúng tôi các tùy chọn; Gửi tới: Tôi hoặc CC: Tôi, Không được Gửi Trực tiếp cho Tôi, và Được Gửi tới Người Nhận Khác.
  • Nếu chúng tôi chọn Đã gửi đến Người nhận khác, chúng tôi sẽ cần chỉnh sửa văn bản trong thanh tìm kiếm. Nó sẽ giống như
     thành: ”Tên người nhận” 

    .

  • Xóa phần Tên người nhận và nhập tên mà chúng tôi đang tìm kiếm. Đánh Enter tìm kiếm.

Tìm kiếm bằng cách đọc hoặc không đọc

Bạn có thể tìm kiếm email Outlook bằng cách xem chúng đã được đọc hay chưa đọc.

  • Nhấp vào Unread trong tab Tìm kiếm sẽ tìm thấy tất cả các email chưa được đọc.
  • Nó nhập
     isread: no 

    vào thanh tìm kiếm. nhấn Enter tìm kiếm.

  • Để tìm email đã được đọc, hãy thay đổi nó thành
     isread: yes 

    và nhấn Enter tìm kiếm.

Tìm kiếm theo gắn cờ

Sử dụng cờ để đánh dấu các email quan trọng giúp luôn cập nhật mọi thứ.

  • Để tìm các email bị gắn cờ, hãy nhấp vào Flagged trong tab Tìm kiếm.
  • Nó sẽ tìm kiếm với
     followupflag: cờ theo dõi 

    . Các tùy chọn khác là

     followupflag: unflagged 

     followupflag: complete 

    . Nhấn vào Enter tìm kiếm.

Tìm kiếm theo tầm quan trọng

Chỉ xem các email quan trọng trong Outlook như sau.

  • Dưới nút được gắn cờ trong tab Tìm kiếm, có Important cái nút. Nhấp vào đó sẽ trả về bất kỳ mục nào được đánh dấu là quan trọng.
  • Truy vấn tìm kiếm có dạng
     important: high 

    . Chúng ta có thể thay đổi cao thành thấp hoặc bình thường. Nhấp vào kính lúp hoặc nhấn Enter tìm kiếm.

Kết hợp các tùy chọn tìm kiếm

Tất cả các tùy chọn tìm kiếm trên có thể được kết hợp. Ví dụ: nếu chúng tôi đang tìm kiếm các mục quan trọng và được gắn cờ, chúng tôi có thể nhập cờ

 important: high followupflag: followup 

vào thanh tìm kiếm.

Điều này có thể được nhập hoặc chỉ cần nhấp vào nút Quan trọng và sau đó nhấp vào nút Được gắn cờ.

Các tùy chọn tìm kiếm khác

Bấm vào More trong tab Tìm kiếm và chúng ta sẽ thấy hơn 20 cách khác để tìm kiếm.

Hầu hết, nó sẽ đặt một menu thả xuống dưới thanh tìm kiếm với các tùy chọn mà loại tìm kiếm cụ thể hỗ trợ.

more-added-drop-down.png

Tùy chọn Tìm kiếm Nâng cao

Chúng tôi có thể truy cập tốt hơn một trăm tùy chọn tìm kiếm khác nhau vượt xa những gì chúng tôi đã đề cập. Chúng tôi có thể không bao giờ sử dụng cái này, nhưng thật tốt khi biết nó ở đây.

  • Bấm vào Search Tools sau đó Advanced Find.
  • Các Advanced Find cửa sổ sẽ mở ra.

Hãy dành chút thời gian và nhìn quanh đây. Thật choáng ngợp về số lượng có thể làm được. Chúng tôi có thể tìm kiếm dựa trên bất kỳ trường nào của bất kỳ mục Outlook nào. Có hàng trăm thứ khác nhau mà chúng ta có thể tìm kiếm.

Sức mạnh của Tìm kiếm trong Outlook

Bạn có ngạc nhiên về khả năng tìm kiếm của Outlook mở rộng và mạnh mẽ như thế nào không? Bạn thậm chí có biết rằng tất cả đều có thể? Hầu hết mọi người có lẽ không bao giờ sử dụng một phần mười tất cả những thứ mà Outlook có thể làm. Sử dụng điều này làm bàn đạp để tìm hiểu những gì khác mà Outlook có thể làm cho bạn.

Bạn có thể tạo lối tắt Outlook của riêng bạn cho các tác vụ email. Thiết lập Các quy tắc trong Outlook để sắp xếp email vào các thư mục. Hoặc thậm chí lên lịch gửi email vào một thời điểm cụ thể! Việc để Outlook vừa đọc email cũng giống như sử dụng một chiếc Ferrari để mua hàng tạp hóa.

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here