Có một địa chỉ email cũng giống như có một số điện thoại: Một khi nó đã xuất hiện trên thế giới, bạn sẽ không muốn thay đổi nó.

Ngoài ước tính khoảng 30% địa chỉ email thay đổi mỗi năm – hầu hết trong số đó là email công việc – hầu hết mọi người có lẽ sẽ không muốn đối phó với những rắc rối khi chuyển danh bạ, chuyển hướng mọi người đến địa chỉ email mới hoặc tìm kiếm mọi trang web , đăng ký và người nhận hóa đơn để cập nhật địa chỉ email của họ trong hồ sơ.

Tuy nhiên, đôi khi mọi người có lý do chính đáng để thực hiện một bước chuyển lớn từ ngôn ngữ kỹ thuật số này sang ngôn ngữ kỹ thuật số khác. Nó có thể là nhà cung cấp email của bạn đã lỗi thời và không thể theo kịp với các mô hình hiện đại; hoặc có thể nhà cung cấp của bạn đang đóng cửa và bạn cần tìm một ngôi nhà mới.

Hầu hết mọi người không thực sự có khái niệm tốt về những gì bên ngoài và điều gì phân biệt một dịch vụ email này với một dịch vụ email khác. Nhưng thực tế là, Microsoft OutlookGmail của Google đã trở thành hai nền tảng mẫu mực nhất để quản lý những gì gần như đã trở thành một khía cạnh thiết yếu của cuộc sống.

Điều gì làm cho hai nhà cung cấp dịch vụ email này tốt hơn, kém hơn, khác biệt hoặc giống nhau so với nhau? Khi nói đến các gói cá nhân miễn phí, các sắc thái giữa Outlook và Gmail có thể không đáng kể đối với hầu hết người dùng. Đó là lý do tại sao, ở đây, chúng tôi sẽ tập trung vào việc so sánh kế hoạch kinh doanh dựa trên đăng ký của từng dịch vụ, để bạn có thể quyết định kế hoạch nào có ý nghĩa hơn đối với bạn hoặc công ty và nhân viên của bạn.

Nhìn, cảm nhận và chi phí

Hãy tránh xa điều này. Outlook và Gmail cung cấp các giao diện rất khác nhau. Nói một cách đơn giản, Outlook duy trì cảm giác doanh nghiệp, trong khi Gmail cung cấp thứ gì đó sáng tạo hơn và giống với công ty khởi nghiệp hơn một chút. Nếu Outlook là ứng dụng hiện đại trong giao tiếp công ty thì Gmail là ứng dụng hậu hiện đại.

Giao diện của Outlook được đóng gói với các tùy chọn và tính năng có thể tùy chỉnh, nhiều tùy chọn mà bạn hoặc nhân viên của bạn sẽ không bao giờ sử dụng. Mặc dù Gmail cung cấp bộ chức năng riêng, nhưng về tổng thể, trải nghiệm người dùng đơn giản hơn nhiều, tập trung vào việc cung cấp các yếu tố cần thiết để hoạt động hiệu quả.

Khi nói đến việc mua các dịch vụ email này, bạn thực sự đang mua các bộ mà chúng đi kèm, Microsoft Office 365Google G Suite. Một điều cần lưu ý là Office 365 yêu cầu cam kết hàng năm, mặc dù bạn bị tính phí hàng tháng. G Suite hoàn toàn là gói đăng ký hàng tháng dựa trên số lượng người dùng. Dưới đây là cách tính giá này cho mỗi người dùng mỗi tháng.

Văn phòng 365 G Suite

Cơ bản về Office 365 Business: $ 5

G Suite Basic: $ 6

Office 365 Business: 8.25

G Suite Business: $ 12

Office 365 Business Premium: 12.5

G Suite Enterprise: $ 25

Bộ công cụ

Một lần nữa, khi bạn mua Outlook hoặc Gmail dành cho doanh nghiệp, bạn đang thực sự mua nhiều thứ hơn chỉ là một dịch vụ email. Bạn đang mua một bộ công cụ, trong đó email chỉ là một.

Khi nói đến điều gì làm cho Office 365 và G Suite khác biệt, đó thực sự là sự so sánh giữa một người đương nhiệm và kẻ phá vỡ nó. Chúng tôi sẽ đề cập nhiều hơn về những gì làm cho hai dãy phòng này giống và khác nhau trong một bài viết trong tương lai, nhưng đây là một số khía cạnh tương phản nổi bật.

Microsoft Office 365

Tất cả chúng ta đều đã sử dụng Microsoft Word, Excel và PowerPoint. Đây là những nguyên lý cốt lõi của Office, nhưng Office 365 còn cung cấp nhiều hơn thế. Ngày nay, ba chương trình này có sẵn trực tuyến, không chỉ là các chương trình dành cho máy tính để bàn, giúp lưu và chia sẻ công việc bạn làm trong đó dễ dàng hơn. Ngoài ra, 365 cung cấp cho bạn:

  • Quan điểm cho email
  • Một ổ đĩa để lưu trữ tệp trên đám mây
  • Một lưu ý, một cuốn sổ kỹ thuật số
  • Điểm chia sẻ, một mạng nội bộ của công ty
  • Nhóm Microsoft để nhắn tin nhanh và hội nghị truyền hình

Một số ứng dụng này cung cấp các khả năng mở rộng giúp xác định cách các doanh nghiệp hoạt động nội bộ ở quy mô kỹ thuật số. Đó là một điểm thu hút lớn mà Microsoft đã hợp nhất rất thành công vào các công cụ này để đơn giản hóa trải nghiệm mà nó mang lại cho các doanh nghiệp.

Google G Suite

Mặc dù G Suite cung cấp mảng ứng dụng của riêng mình ngang bằng với các sản phẩm chủ lực của Microsoft – hơn thế nữa. Các lựa chọn thay thế của G Suite cho Word, Excel và PowerPoint là Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày. Nhưng G Suite còn cung cấp nhiều hơn thế sẽ hữu ích cho bất kỳ doanh nghiệp nào:

  • Lịch để lập lịch nhóm dễ dàng
  • Currents cho các cuộc thảo luận toàn công ty
  • Trò chuyện trong Hangouts để nhắn tin tức thì
  • Hangouts Meet cho hội nghị truyền hình
  • Các hình thức để tạo khảo sát và biểu mẫu
  • Các trang web để tạo trang web
  • Trình tạo ứng dụng để tạo các ứng dụng kinh doanh
  • Giữ để tổ chức các ý tưởng
  • Jamboard, một bảng trắng kỹ thuật số
  • Lái xe để lưu trữ và chia sẻ tệp
  • Google Cloud Search để tìm kiếm trên G Suite
  • Admin, Vault và Mobile để quản lý an toàn người dùng, thiết bị và dữ liệu

Rõ ràng, có rất nhiều điều cần xem xét ở đây. Outlook tổng hợp rất nhiều vào một số ít ứng dụng mạnh mẽ mà nó cung cấp. Google cung cấp một loạt các khả năng dường như rộng hơn nhiều trải dài trên một số ứng dụng, một số trong đó Office 365 hoàn toàn không cung cấp.

Cơ quan

Khi bạn kinh doanh, email là không ngừng; và chúng không chỉ là phương tiện để trò chuyện. Email là kho kiến ​​thức mà các chuyên gia sử dụng để đưa ra các quyết định kinh doanh, một số trong số đó có ý nghĩa quan trọng. Nếu bạn không thể giữ cho các cuộc trò chuyện và thông tin được ưu tiên và có tổ chức, sẽ rất khó để làm việc hiệu quả với tốc độ kinh doanh và tránh ảnh hưởng đến kết quả chất lượng.

Quan điểm

Nếu bạn nghĩ về các phương pháp tổ chức truyền thống, tiền kỹ thuật số, có lẽ bạn sẽ nghĩ đến các thư mục và tệp. Vì số hóa về cơ bản là quá trình thực hiện các hoạt động hữu hình và trừu tượng hóa chúng thành các quy trình kỹ thuật số, nên người ta mặc nhiên cho rằng việc tạo các thư mục và tệp email là quá trình hành động tự nhiên.

Đây là cách Outlook hoạt động. Nó sử dụng hệ thống thư mục truyền thống và cho phép bạn phân loại email trong các thư mục đó bằng các tab màu, giống như bạn làm với một tệp có thể mở rộng. Bạn có thể tạo nhiều thư mục và thư mục con tùy thích. Outlook cũng cố gắng hết sức để ưu tiên các email bằng cách lọc ra những email bạn cho là lộn xộn. Những thứ này sẽ chuyển đến thư mục Clutter để tránh việc của bạn cho đến khi bạn sẵn sàng xem chúng.

Gmail

Trong mô tả, nó có thể bắt gặp vì chỉ có một chút sắc thái giữa cách Gmail và Outlook tổ chức email; tuy nhiên, khi tích cực sử dụng hệ thống của Gmail, tổ chức và phương pháp ưu tiên có sự khác biệt đáng kể.

Thay vì trừu tượng hóa phương pháp “thư mục, tệp” truyền thống, Gmail sử dụng nhãn. Bạn có thể gắn thẻ thư bằng nhiều nhãn thay vì đặt chúng trong một thư mục.

Bạn có thể tùy chỉnh Gmail để hiển thị các email Quan trọng, Chưa đọc và Có gắn dấu sao trước. Nó cũng có thể tự động lọc email theo Chính, Xã hội, Quảng cáo, Cập nhật và Diễn đàn. Hệ thống sắp xếp và ưu tiên này giúp bạn thực sự dễ dàng xác định những email nào là quan trọng nhất đối với bạn và chuyển đến chúng nhanh chóng.

Bất chấp những khác biệt này trong Gmail, điều thú vị là nếu bạn đang sử dụng Gmail thông qua một ứng dụng email khác (chẳng hạn như Outlook), nhãn của nó sẽ hiển thị dưới dạng thư mục. Theo một nghĩa nào đó, điều này làm cho Gmail linh hoạt hơn và có khả năng cung cấp trải nghiệm người dùng linh hoạt hơn.

Tìm kiếm

Tìm kiếm đi đôi với tổ chức khi nói đến email. Nếu bạn không thể tìm thấy thông tin mình cần một cách nhanh chóng và hiệu quả, thông tin này có khả năng bị chôn vùi trong email từ nhiều tháng trước, bạn sẽ lãng phí thời gian quý giá để tìm kiếm mọi thứ thay vì hành động.

Quan điểm

Chức năng tìm kiếm của Outlook đủ tốt để bạn có thể tìm kiếm email trên tất cả các thư mục của mình, bao gồm hàng nghìn email trong thư mục Đã xóa của bạn, dựa trên từ khóa và địa chỉ email. Điều mà đôi khi Outlook có thể bị thiếu là độ chính xác.

Việc tìm kiếm từ khóa không phải lúc nào cũng tìm ra đúng email hoặc các email và luôn có khả năng Outlook sẽ chỉ lấy một vài email được chọn từ một chuỗi, nhưng hãy bỏ qua một email bạn cần. Mặc dù nó hoạt động tốt trong hầu hết thời gian, nhưng chắc chắn nó không sử dụng cùng mức chức năng tìm kiếm như một dịch vụ email của Google.

Gmail

Chức năng tìm kiếm của Gmail được thấm nhuần bởi sức mạnh tìm kiếm của Google, đó cũng là lý do tại sao Gmail được tạo ra ngay từ đầu: để cung cấp một dịch vụ email hoạt động giống như công cụ tìm kiếm của Google. Bạn không chỉ có thể tìm kiếm bằng các cụm từ đơn giản và tin tưởng rằng Gmail sẽ cung cấp kết quả chính xác, bạn còn có thể sử dụng các toán tử tìm kiếm nâng cao như “from :,” “to :,” “shortcut :,” và nhiều toán tử khác có thể giúp bạn tìm cụ thể những gì bạn cần.

Gửi lại Email

Mặc dù có một số tính năng chính mà cả Gmail và Outlook đều cung cấp ở các mức độ chức năng chi tiết khác nhau, một chức năng chính mà mỗi chức năng thực hiện khá khác nhau là thu hồi email. Sự khác biệt trong hoạt động rất đáng được làm nổi bật bởi vì hầu hết mọi người, tại một số điểm, trải qua tình huống căng thẳng khi gửi nhầm email đến nhầm người hoặc gửi thứ mà họ không nên có.

Quan điểm

Outlook rất tốt để thu hồi email thay thế. Miễn là địa chỉ email bạn đã gửi email đến được lưu trữ trên Microsoft Exchange – dịch vụ email thực tế mà Outlook chạy – bạn có thể xóa và thay thế mọi thư chưa đọc.

Tất nhiên, nếu email đã được mở, bạn không thể nhớ lại hoặc thay thế nó, nhưng việc có khả năng này với các thư chưa đọc có thể giúp bạn khỏi bối rối trong trường hợp gửi thứ mà bạn không nên có hoặc giúp bạn gửi lại tốt hơn email với sự giải thích rõ ràng hơn thay vì gửi các email tiếp theo làm rõ hơn một email mà lần gửi trước đó.

Gmail

Gmail ở đây hơi ngắn so với Outlook. Trên thực tế, Gmail thậm chí không cung cấp khả năng thu hồi email hợp pháp. Thay vào đó, bạn có vài giây sau khi gửi email để hủy gửi. Bạn có thể bật hoặc tắt và điều chỉnh thời gian hủy kéo dài đến 30 giây. Nếu bạn không đủ nhanh, đứa bé đó sẽ biến mất.

Vua của Email là ai?

Khi nói đến việc chọn dịch vụ email nào tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn, cả Outlook và Gmail đều cung cấp những gì bạn cần, một cái đôi khi tốt hơn cái kia. Email chỉ là bước khởi đầu.

Đó là các hệ thống lớn hơn mà mỗi hệ thống thuộc về – Office 365 và G Suite – thực sự tạo ra sự khác biệt trong cách doanh nghiệp của bạn hoạt động. Chúng tôi sẽ đề cập đến sự khác biệt giữa hai bộ công cụ này trong một bài viết sắp tới để bạn thực sự có thể quyết định điều gì tốt nhất cho doanh nghiệp của mình.